Förmåner och skatt — mat och dryck på arbetsplatsen

Tre sorters påståenden som inte är samma sak

Den vanligaste källan till fel på det här området är att blanda ihop tre olika typer av påståenden och behandla dem som lika säkra. Vi håller isär dem genom hela sidan:

• Vad som står i lagen. Inkomstskattelagen (1999:1229) avgör vad som är en skattefri personalvårdsförmån och hur en kostförmån ska värderas. Socialavgiftslagen (2000:980) och skatteförfarandelagen (2011:1244) avgör avgifter och redovisning. Det är bindande rätt, och vi anger paragraf.
• Vad som är Skatteverkets vägledning och schablonvärden. Beloppen och exemplen kommer från Skatteverket. Schablonvärdena har direkt stöd i lagen genom prisbasbeloppet, men exempel på vad som är ”enklare förtäring” är vägledning om hur lagen tillämpas — inte egna lagregler.
• Vad som beror på ert upplägg. Vem som betalar, hur mycket, och vilka som kommer åt erbjudandet avgör utfallet. Där svaret genuint är ”det beror på” skriver vi det i stället för att låtsas att det finns ett facit.

Vem finansierar maskinen — och varför det avgör frågan

Två upplägg som ser likadana ut i fikarummet behandlas olika skattemässigt, och skillnaden ligger inte i maskinen utan i vem som bär kostnaden för varorna.

I det ena upplägget står maskinen på er arbetsplats, men leverantören äger den, fyller på den och sätter priset. Personalen betalar själva vid kortläsaren, och ni bidrar inte till varukostnaden. Då är det en vanlig konsumentaffär mellan de anställda och leverantören, och det finns ingen förmån att ta upp. I det andra upplägget står ni för hela eller en del av varukostnaden — det är då förmånsfrågan uppstår, och då den skattemässiga behandlingen avgörs av vad som konsumeras och hur mycket ni bidrar med.

Observera att det inte är ägandet av maskinen som är avgörande. Skatteverket skriver att en kostförmån är skatte- och avgiftspliktig oavsett om det är arbetsgivaren eller någon annan som tillhandahåller förmånen, så länge förmånen har sin grund i anställningen. Ett avtal där leverantören sätter ett lägre pris för att ni betalar ett bidrag vid sidan om är därför inte samma sak som att personalen köper till fullt pris, även om kvittot ser likadant ut.

Vi ställer en automat i fikarummet och subventionerar priset — vad har vi skapat?

Det beror på om det ni subventionerar är en måltid eller enklare förtäring, och de två fallen har olika svar i lagtexten. Är det en måltid och ni som arbetsgivare bidrar till kostnaden, säger 61 kap. 3 § andra stycket inkomstskattelagen (1999:1229) att förmånen ska behandlas som en kostförmån med ett värde som motsvarar mellanskillnaden mellan vad den anställda betalar och schablonvärdet — alltså en skattepliktig förmån. Är det i stället kaffe, te, frukt eller annan enklare förtäring i samband med arbetet som inte kan anses som måltid, och ni bjuder hela personalen på den, är det en skattefri personalvårdsförmån enligt 11 kap. 11–12 §§ samma lag. Det tredje fallet — ett subventionerat men inte gratis pris på sådant som inte är en måltid — ger lagtexten inget rakt svar på, och vi gissar inte: schablonregeln i 61 kap. 3 § är skriven för måltider, samtidigt som rabatter uttryckligen räknas bort från personalvårdsförmånerna i 11 kap. 11 § 1, och personalrabattregeln i 11 kap. 13 § förutsätter att varan ingår i säljarens ordinarie utbud, vilket snacks och drycker sällan gör hos en vanlig kontorsarbetsgivare. Beskriv ert konkreta upplägg för Skatteverket eller er redovisningskonsult innan ni sätter priserna i maskinen.

Vad skiljer en skattefri personalvårdsförmån från en skattepliktig kostförmån?

Skillnaden är att en personalvårdsförmån inte tas upp till beskattning alls, medan en kostförmån är både skatte- och avgiftspliktig — och den avgörande gränsen går vid om förtäringen kan anses som en måltid. Enligt 11 kap. 11 § inkomstskattelagen avses med personalvårdsförmåner "förmåner av mindre värde som inte är en direkt ersättning för utfört arbete utan består av enklare åtgärder för att skapa trivsel i arbetet eller liknande". 11 kap. 12 § pekar sedan ut vad som räknas dit: "sådana förfriskningar och annan enklare förtäring i samband med arbetet som inte kan anses som måltid". Passerar förtäringen över till att vara en måltid som arbetsgivaren bekostar är den i stället en kostförmån, som värderas enligt schablon i 61 kap. 3 §. Var gränsen går för en enskild produkt är ingen ren lagfråga — lagtexten anger varken kronbelopp eller produktlista. Skatteverket ger på den skattefria sidan exemplen "kaffe med bulle eller frukt". En färdig lunchlåda ligger uppenbart närmare måltid. Bedömningen av enskilda varor i ert sortiment får ni stämma av med Skatteverket.

Vad händer om personalen betalar hela priset själv?

Betalar personalen marknadspris själv och ni som arbetsgivare inte bidrar till kostnaden finns ingen förmån att ta upp. Det som utlöser en kostförmån enligt 61 kap. 3 § andra stycket inkomstskattelagen är att den anställdas kostnad för en måltid är lägre än förmånsvärdet "på grund av att arbetsgivaren bidrar till kostnaderna för denna". Skatteverket uttrycker samma sak från andra hållet: bidrar ni till kostnaderna beskattas den anställda för skillnaden mellan det pris hen betalat och schablonvärdet. Och enligt 61 kap. 4 § ska förmånsvärdet minskas med den ersättning den anställda själv lämnar — betalar hen minst schablonvärdet återstår ingenting att ta upp. Här ligger en nyans som är lätt att missa: en vara blir inte en kostförmån bara för att den är billig. Det avgörande är om arbetsgivaren bidrar, inte om priset råkar ligga under schablonen. Notera också att en kostförmån enligt Skatteverket är skatte- och avgiftspliktig oavsett om det är arbetsgivaren eller någon annan som tillhandahåller den, så länge förmånen har sin grund i anställningen — det är alltså inte avgörande vem som fysiskt äger maskinen, utan om förmånen kommer ur anställningen.

Hur mycket beskattas en subventionerad måltid, och vilket belopp gäller?

För inkomståret 2026 är schablonvärdet 124 kronor för lunch eller middag, 62 kronor för frukost och 310 kronor per dag för helt fri kost, som avser minst tre måltider. Beloppen är inte tidlösa — de räknas om varje år. Mekaniken står i 61 kap. 3 § inkomstskattelagen: kostförmån för en hel dag beräknas till ett belopp, avrundat till närmaste femtal kronor, som motsvarar 0,52 procent av prisbasbeloppet, medan lunch eller middag är 40 procent och frukost 20 procent av heldagsvärdet. Eftersom prisbasbeloppet fastställs för varje år ändras beloppen med det. För 2026 är prisbasbeloppet 59 200 kronor, vilket ger 310 kronor för hel dag och därmed 124 respektive 62 kronor. Som jämförelse var motsvarande belopp för inkomståret 2025 305, 122 och 61 kronor. Betalar den anställda en del av måltiden minskas förmånsvärdet med det beloppet, så det som tas upp är mellanskillnaden upp till schablonen. Läser ni den här sidan ett annat år: hämta årets siffror hos Skatteverket i stället för att lita på siffrorna här.

Schablonvärden för kostförmån, inkomståret 2026

Beloppen nedan gäller inkomståret 2026 och fastställs årligen via prisbasbeloppet, som för 2026 är 59 200 kronor. De ska inte läsas som permanenta siffror — kontrollera alltid aktuellt år hos Skatteverket.

• Frukost: 62 kronor per dag
• Lunch eller middag: 124 kronor per dag
• Helt fri kost, minst tre måltider: 310 kronor per dag

Sammanfattning — vad olika upplägg innebär

En siffra som ofta blandas ihop

I Skatteverkets sammanställning för inkomståret 2026 finns beloppet 60 kronor exklusive moms per person för enklare förtäring. Det beloppet står under rubriken representation och är en gräns för arbetsgivarens avdrag där — det är inte en beloppsgräns för vad som får bjudas som skattefri personalvårdsförmån. Inkomstskattelagen anger inget kronbelopp för vad ”mindre värde” betyder i 11 kap. 11 §, och Skatteverkets sammanställning anger inte heller något sådant belopp för personalvårdsförmåner. Att importera 60-kronorsgränsen till fikarummet är en vanlig felkälla.

Spelar det roll vem på arbetsplatsen som kan använda automaten?

Ja — en förmån som inte riktar sig till hela personalen räknas enligt lagtexten inte som en personalvårdsförmån. 11 kap. 11 § inkomstskattelagen undantar uttryckligen fyra saker från personalvårdsförmånerna: rabatter, förmåner som den anställde får byta ut mot kontant ersättning, förmåner som inte riktar sig till hela personalen, och andra förmåner som den anställde får utanför arbetsgivarens arbetsplatser genom kuponger eller något motsvarande betalningssystem. Praktiskt betyder punkt 3 att ett fritt sortiment som bara en avdelning, ett skift eller ledningsgruppen kommer åt inte har samma skattefrihet som samma sortiment öppet för alla — Skatteverket uttrycker det som att hela personalen ska erbjudas samma villkor. Punkt 2 betyder att en fikapeng som kan lösas ut i kontanter inte är skattefri. Punkt 4 är värd en tanke om ni funderar på ett betalkort eller en app som också fungerar i maskiner utanför era egna arbetsplatser. Står maskinen i ert eget fikarum och är öppen för alla anställda är det däremot inte punkt 4 som är frågan. Arbetsplatser med skift eller flera orter bör kontrollera att erbjudandet faktiskt når alla, inte bara dem som råkar vara på plats dagtid.

Vad ska vi som arbetsgivare redovisa när en skattepliktig förmån uppstår?

En skattepliktig kostförmån ska tas med i underlaget för skatteavdrag, ingå i underlaget för arbetsgivaravgifter och redovisas per anställd i arbetsgivardeklarationen. Att förmånsvärdet ingår i underlaget för skatteavdrag följer av 11 kap. 4 § 2 skatteförfarandelagen (2011:1244), som räknar in "värdet av förmåner som ges ut av utbetalaren och som är skattepliktiga enligt inkomstskattelagen". Att förmåner är avgiftspliktiga följer av 2 kap. 10 § socialavgiftslagen (2000:980) — "löner, arvoden, förmåner och andra ersättningar för arbete är avgiftspliktiga" — och 2 kap. 10 a § säger att förmåner värderas enligt inkomstskattelagen. Att uppgiften lämnas per betalningsmottagare följer av 26 kap. 19 a § skatteförfarandelagen, som kräver uppgift om den ersättning utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för. Skatteverket anvisar att värdet redovisas i ruta 012, "Övriga skattepliktiga förmåner", i arbetsgivardeklarationen. Två praktiska detaljer: betalar ni ingen kontant lön vid sidan av förmånen kan ni enligt Skatteverket inte göra något skatteavdrag, och ett justerat förmånsvärde kräver enligt 2 kap. 10 b § socialavgiftslagen ett beslut från Skatteverket på er begäran, som då kryssas i ruta 048. En skattefri personalvårdsförmån ska däremot inte redovisas som en förmån på individnivå. Moms och er egen avdragsrätt är en separat fråga som den här sidan inte behandlar.

Vad vi inte kan svara på åt er

Två frågor återkommer och båda saknar ett generellt svar. Den första är var gränsen går mellan enklare förtäring och måltid för en enskild vara i ert sortiment — lagen säger ”som inte kan anses som måltid” utan att definiera det, och Skatteverkets exempel täcker kaffe med bulle och frukt men inte varje produkt en modern automat kan innehålla.

Den andra är hur ett delvis subventionerat pris på sådant som inte är en måltid ska behandlas. Här är det värt att se hur lagtexten är byggd: 61 kap. 3 § andra stycket löser subventionsfrågan uttryckligen för måltider, medan 11 kap. 11 § 1 räknar bort rabatter från personalvårdsförmånerna och 11 kap. 13 § om personalrabatt bara gäller varor som ingår i säljarens ordinarie utbud. Ett gratis fika till hela personalen är alltså det tydligast reglerade fallet, medan ett halvt pris på samma vara hamnar i ett utrymme lagtexten inte adresserar direkt. Vi konstruerar inte ett svar på det. Ställ frågan till Skatteverket med ert konkreta upplägg beskrivet, så får ni ett besked som faktiskt gäller er.

Källor

Vi länkar bara primärkällor: lagtext hos Sveriges riksdag och Skatteverkets egna sidor. Ingenting på den här sidan bygger på bloggar eller andrahandsuppgifter. Belopp ändras varje år och lagtext ändras ibland — kontrollera alltid aktuellt läge innan ni fattar beslut.

• Inkomstskattelag (1999:1229) — 11 kap. 11–13 §§ och 61 kap. 2–4 §§ — Sveriges riksdag
• Socialavgiftslag (2000:980) — 2 kap. 10, 10 a och 10 b §§ — Sveriges riksdag
• Skatteförfarandelag (2011:1244) — 11 kap. 4 § och 26 kap. 19 a § — Sveriges riksdag
• Kostförmån, personalfester och intern representation — Skatteverket
• Personalvårdsförmån, motion och friskvård — Skatteverket
• Belopp och procent inkomstår 2026 — Skatteverket

Det här är allmän information, inte skatterådgivning

Innehållet är en översikt sammanställd från lagtext och Skatteverkets publicerade material, inte skatterådgivning för er verksamhet. Bekräfta alltid ert upplägg med Skatteverket eller er redovisningskonsult innan ni bestämmer hur en automat ska finansieras och prissättas — särskilt om ni planerar att subventionera priset. Kuruto AB är en förmedlingstjänst: vi skickar er förfrågan vidare till etablerade leverantörer som kan lämna offert, och vi säljer, äger, levererar, installerar, fyller på, servar eller prissätter inga automater. Vi lämnar inga besked i skattefrågor och tar inget ansvar för hur reglerna tillämpas hos er.

Frågor

Ska ni jämföra upplägg med leverantörer kan ni skicka en förfrågan. Har ni synpunkter på innehållet här, eller har vi missat något som ändrats, mejla info@kontorsautomat.se.